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2013年02月12日

シート内、ブック内のデータを「検索」で探す。

ある人の名前や特定の数字を探したいときには「検索」が便利です。
その名の通りシート内にあるデータを探すごとが出来ます。


「ホーム」→「検索と選択」→「検索」


出てきたボックスに調べたいデータを入力して「全て検索」で結果がダイアログ内に表示されます。次を検索を押し続ければ順番に検索結果のセルが選ばれていきます。


ちなみに、ショートカットキーだと「Ctrl」+「F」です。
よく使う機能なので、覚ええておくと便利ですよ。

また、検索ボックスにあるオプションを使用すれば、検索範囲を今使用しているシートなのかブック全体なのかを選択できます。ほかにも条件を指定することができます。

知っていればデータが多いシートで目的の項目を探すのに重宝します。



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2013年02月10日

A1のセル(ホームポジション)や指定したセルへ移動する方法いろいろ

シートの一番左上のセルに戻る方法を紹介します。

@ショートカットキーで戻

 「Ctrl」キー + 「Home」キー

ホームポジションである「A1」のセルに戻るためのショートカットキーです。
「Home」キーは「Delete」や「PageUP」キーなどがある6個のボタンの中央上にあります。


A名前ボックスを使う

数式バーの左にある名前ボックスにセル番号を入力すると、そのセルへ移動します。


imege.jpg


移動するセル番号を覚えていないといけませんが、「A1」なら戻る頻度も高いので便利ですね。


B「ジャンプ機能」を使用して指定したセルへ移動する。

指定した移動先へ行く「ジャンプ機能」でも移動できます。


imege.jpg


F5キーを押して「ジャンプ機能」を表示します。
「ホーム」→「検索と選択」→「ジャンプ」でも同じものが出てきます。

参照先に「A1」と入力し「OK」をクリックすれば移動します。



A1のセルに移動するならショートカットボタンが一番簡単ですね。
ただ、名前ボックスやジャンプなら指定したセルに移動できるので応用が利きますね。



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2013年02月09日

エクセルの日付の計算方法を理解する

エクセルで計算をするときに、日付と時間の計算は通常の計算とは若干ちがうイメージがありますよね。

Excel で日時の計算を行なう場合は「シリアル値」というものを使用します。
シリアル値とは、日付と時刻を数字で表したものです。

シリアル値では1900年1月1日を 「1」とします。そして翌日の1900年1月2日は「2」と1日ごとに数字が1大きくなります。

ちなみに100年後の2000年1月1日は「36526」となります。

それと、時間は少数で表示されます。
一日の半分である昼の12時(正午)は「0.5」のようになります。
夕方6時だったら「0.75」です。

ちなみに1秒は「0.000011574074074」です。
とんでもなく小さな数字で計算しています。


このように日付と、時間は同じ数字で管理されています。
この計算の理屈を知っていると、日付の計算や時刻の計算がしやすくなると思います。


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2013年02月08日

数字や日付を文字としてかんたんに入力する方法

エクセルは数字を入力すると自動的に半角にします。
たた、日付と認識すると自動的に日付データとして保存します。

数字を文字データとして入力したいときに不都合に感じることがあります。


例えば

携帯番号のように090〜が90〜のように先頭に0が付けられない。

数字を全角で入力したいが、半角になってしまう。

1/3(三分の一)と入力したいのに1月3日になってしまう。


こういった場合は、数字を数字を入力する前に、先頭に「SHIFT」キー+「7」を押して「’」(クォーテーション)を入力します。
こうすると「’」マークは表示されずに入力された数字を文字列として認識されます。

セルに緑色の▲マークが表示されますが、セルを選ぶと表示される「!」マークをクリックして「エラーを無視する」で消すことができます。


もちろん、通常通りセルの書式設定で、文字列を選択してから入力という方法もできまが、この方法のほうが何倍も手軽ですよね。

知っていると意外と使用頻度の高いテクニックだと思います。



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2013年02月07日

今日の日付を自動的に入力させる

日報や日誌、引継表など毎日使用する書類フォーマットに自動的に日付を入力できれば便利ですよね。

今日の日付を表示する関数にTODAY関数があります。


=TODAY()


セルに上記の関数を入力すれば、そのセルに日付が入力されます。
関数なので()を記入しなければなりませんが、カッコ内には何も入れません。

書式設定を変更すれば年や日、曜日のみに変更することも可能です。
また、計算式に入れることもできます。


気を付ける点として、その日の日付を入力するので、翌日に再度開くと日付が更新されてしまいます。作成日などの決まった日付を入力するときは使用しないでくださいね。



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2013年02月06日

エクセルで使用する日付の書式記号の一覧

日付の書式を設定するための書式記号の一覧です。


imege.jpg



一般的なものと、その組み合わせを一覧にしました。

使用方法は、日付の入力されたセルを右クリックします。
「セルの書式設定」のユーザー定義を選択し、一覧にある書式記号を入力します。
書式記号をそのまま使用したり、何種類かを組み合わせて使用します。
「年」や「月」を加えたいときは""で囲みます。


(例)
2001年3月5日→yyyy"年"m"月"d"日"


この書式記号を使えば、書式を自由にレイアウトすることができます。



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2013年02月05日

####表示を直す

セルに文字や日付を入力したら「####」と表示されてしまうことがあります。

これは、その文字などのデータがセル内に入り切っていないことを示しています。

これを直すには、文字の大きさを小さくするか、セルの幅を広げてあげましょう。


imege.jpg


基本的に数字データは自動でセルの幅を広げてくれます。
また、文字データはセルをはみ出して表示させてくれます。

ただし、セルに書式設定をしている場合(セルの幅や配置を指定していたりすると)入りきらない文字が切れたり、「####」表示になります。

画面で確認できる場合はその場ですぐ直せるのですが、厄介なのは印刷したらいきなり「####」表示になる場合。

エクセルは、印刷する際に、どうしても文字や数字が画面上より少し大きくなるのでこういった現象が起きます。

印刷プレビューで確認して大丈夫だった場合でも起きるので、一度試し印刷してみるまで分からないというのは紙とインクの無駄だし、なんとも困りますよね。

ただ、対処法もあります。
印刷時の文字切れや「####」を事前に防ぐ方法は
印刷時に文字が途中で切れることを防ぐ方法
が有効です。

セル内に収まるように文字のサイズを自動的に修正してくれるので印刷時の失敗がなくなりますよ。


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2013年02月04日

セルの緑の三角形▲(エラーインジケータ)を消す

エクセルでデータ作成をしていると、たまにセルの左上に緑色の三角マークがつくことがありますよね。
あれは、セルに計算の間違いがあるのでは?と知らせている印なのです。

よく集計表で周りが全てSUM関数の中で、一つだけ違う関数を使用たときや、一つだけ周りと参照範囲に違いがあるときなどに出てきます。


imege.jpg


右クリックするとマークを表示している理由がメニューと一緒に表示されます。
メニュー内の「エラーを無視する」を選択すれば▲マークを非表示にすることができます。

印刷する際には消えるので気にしなければそれでいいのですが、画面のまま誰かに見せるときには、計算ミスを疑われないよう消しておいた方が無難ですね。



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2013年02月03日

「条件を選択してジャンプ」を使ってセルを一気に選ぶ

数式の入ったセルや空白のセルを一度に選びたい。
選んでいるセルの数式の参照元を選びたい。
図形などのオブジェクトを一度に選びたい…。

などなど、条件に合うセルを一度に選ぶ機能である「条件を選択してジャンプ機能」を紹介します。


imege.jpg


「ホーム」→「検索と選択」→「条件を選択してジャンプ」を選びます。
「ダイアログボックス」内から条件を選び、「OK」をクリックすると、条件にあうセルが選択されます。



条件の一覧

コメント:コメントの挿入されているセル
定数:数式以外のデータ
数式:数式
空白セル:空白セル
アクティブセル領域:選んでいるセルを含んだ表全体
アクティブセルの配列:配列数式
オブジェクト:図形やクリップアートなど
アクティブ行との相違:選んでいない行
アクティブ列との相違:選んでいない列
参照元:このセルの数式で使用している他のセル
参照先:このセルの値を数式で使用されている他のセル
可視セル:見えているセル(非表示にしているものを除く)
データの入力規則:入力規則が設定されているセル


条件が豊富にあるので、使いこなせれば大きな味方になりますね。
「参照先」などは、このセルを変えるとどこに影響が出るかが分かるので便利ですね。


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印刷したい範囲のみを指定して印刷する

シート内の一部のみを印刷したい場合には印刷範囲を指定して印刷する必要があります。


imege.jpg



印刷したいセルを選択し、「ページレイアウト」→「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」をクリックします。

印刷プレビューで正しく選択されているか確認します。

解除したいときは「印刷範囲」→「印刷範囲のクリア」で解除できます。


シートの一部分を印刷したい場合や、余計な計算式を省略して印刷する際に便利な方法です。
また、選択範囲が用紙サイズを超えると2枚目にまたがるので、サイズや用紙の向きには注意してください。



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2013年02月02日

見せたくない列(行)を非表示にして表示させない方法

表などを作成していると、一つのセルで全ての計算を完結させるより、いくつかのセルに分けて計算をするほうが、後々見直しが簡単になるメリットがあります。

ただ、完成した式では、その計算部分を見せたくないこともありますよね。
エクセルでは、見せたくない列や行を非表示にして隠すことができます。



imege.jpg



非表示の方法は、隠したい列や行の先頭の数値の入っている部分を選択して右クリック。
「非表示」を選択するだけです。

B列からD列までまとめて選択した状態で「非表示」を選択すれば、一度に複数の列を隠すこともできます。

一度非表示にした列は、その両隣(D列を戻したければ、CとE)を選択して「再表示」で元に戻せます。


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2013年02月01日

シートのセルを方眼紙のようなレイアウトにして、書類を作成しやすくする。

エクセルのシートは横長のセルが敷き詰められたデザインになっています。

それぞれの列と行の幅を変えることで、使いやすい表や書類を作成していくのですが、
特にレイアウトの複雑な表を作ろうとすると、上部と下部でセルの幅を変えたいのに出来ない…、という歯がゆさを感じることがあります。

これを方眼紙のようにマス目状にして、セルの結合を使うことでこのような問題を回避できます。


imege.jpg


まず、左上の列番号と行番号の交点である刄}ークをクリックします。
すると全てのセルが選択されます。

青く反転した状態で、どこか一つの列と行の幅を変えると、全ての幅が変わります。
同じ幅にそろえると、方眼紙のようなマス目になりました。

特に計算式を入れず、手貸書類や文字を打ち込む報告書のようなフォーマットを作成する場合、一度このような状態にしてから作成に取り掛かると作りやすくなります。

ちょっとしたことですが、知っていると便利かと思います。

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2013年01月31日

表の中の「小計」も「合計」も、一発ですべて入力する

項目ごとの小計も、全体の合計も、計算式を打ち込まなくても一度に全てを入力することができます。

使用するのはオートSUMボタン(ツールバーにあるΣマークのボタン)ひとつだけです。


imege - コピー.jpg


写真のように、それぞれの項目に数値が入ったグラフの小計のセル範囲をを「Ctrl」キーを押しながら、それぞれの項目ごとに選択します。
同様に合計のセル範囲も選択します。一番下の小計セル範囲と同時に選んではいけません。

オートSUMボタン(Σマークのボタン)を押すと、全ての項目に一度に計算式を入力できます。


オートサムは「Ctrl」+「Alt」+「Enter」キーでも入力できます。
覚えているともしかしたら一番便利なキーかもしれません。
少なくとも僕はかなりお世話になってます(^^;;


簡単な足し算の表に使用するものですが、覚えておくと強い味方になるのではないでしょうか。

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2013年01月30日

一発で小計を足して合計を自動計算させる

オートSUM機能を使用して、小計を足して合計を一発で計算させます。

オートSUM機能は、ツールバーにあるオートSUMボタン(Σのマークのボタン)を押すか
または「Shift」+「Alt」+「Enter」の三つのキーを同時に押すことで入力できます。

普段オートSUMの機能では、上か左に続いている数字を全部足してしまいますが、
数字が並んでいる途中に、途中までを合計しているSUM関数が入っていると、そのSUM関数の答えだけを取り出して計算してくれます。

つまり、途中にあるSUM関数を小計と認識し、それだけを選んで足す事で合計を出してくれるのです。


一発でそこまでしてくれるとは、オートSUM関数はやはり便利な機能だと思います。
ショートカットキーで入力できるのもポイント高いですよね。


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2013年01月29日

離れた場所のセルを合計する

同じ列にある数字を足すときにSUM関数を使用すると思います。

A列1から10行目までの数字を足したければ「=SUM(A1:A10)」と記入しますよね。

ではA列1から10行目とB列1から10行目だったら「=SUM(A1:A10,B1:B10)」となります。

キーボードで打つならそのままでいいのですが、これをマウスでセルの範囲から直接選ぶときはどうやるのでしょうか。


まず、「=sum()」を入力します。そして範囲選択の時に、A1からA10を選んだあと、「Ctrl」キーを押しながら「B1からB10」の範囲を選択します。


これで、複数の範囲を選択することができます。

ちなみに、複数の範囲は一つの指揮で30か所まで選択できますよ。


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2013年01月28日

配列数式を使用して、計算を簡単にする。

複数の値の組合せを元に計算する式を「配列数式」といいます。
難しい言葉ですが、以下に例を示すならば

=A1*B1
=A2*B2
=A3*B3
  
という3つの式を

{=A1:A3*B1:B3}

とまとめた式にすることです。
C1からC3の3つのセルにこの式を書くことでそれぞれの行のA列×B列の答えを表示してくれます。


しかしながら、ただ{}を使って書けばいいわけではないのが難しいところ。

まず、C1からC3の3つのセルを選択してから、C1のセルに「=」を入力し、A1からA3を選びます。ここれでC1のセルの中身が「=A1:A3」となります。

次に「*」キーを押してからB1からB3を選びます。「=A1:A3*B1:B3」になりますね。

これを配列数式にします。
「Ctrl」+「Shift」+「Enter」キーを押すと「{=A1:A3*B1:B3}」と表示が変わって配列数式になりました。

C列の3つのセルに一度に計算式が入り答えが出たと思います。

これだけだと、ややこしい分あまり恩恵を感じられない気もしますが、この配列数式を計算式の中で使用することで計算を簡単にすることができます。


例えば、単価700円のカレーライスが10杯、800円のオムライスが5杯、300円のジュースが20杯売れた時の売り上げがいくらかを一つの式で計算する時に

@A列1〜3に商品名、B列1〜3に単価、C列1〜3に販売数を記入した表を作ります。

AD1に売上を記入したいので、D1に上記の要領で配列数式を入力します。
「=sum(B1:B3*C1:C3)」と入力して「Ctrl」+「Shift」+「Enter」キーを同時押しします。

「{=sum(B1:B3*C1:C3)}」という式に表示が変わり、配列数式になりました。
SUM関数がそれぞれの値を合計してくれるので、商品ごとの売上を出さずに売上の合計が出せました。

項目数が増えてくるほど、一発で売り上げなどの合計が出せるので役に立つかと思います。


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2013年01月27日

セルの範囲に名前を付ける。それを数式で使用する。

セル範囲とは、「A1:B3」のように複数のセルをまとめたものです。
通常は「A1:B3」のように表示し、これだとA1,A2,A3,B1,B2,B3の6つのセルを選択したことを示します。

構成比を出す場合、全体の順位を出す場合、VLOOK関数で一覧から選択する場合などは、
特定の範囲を$で固定して「$A$1:$B$3」のように使用するかと思います。

でも、何度も使用する範囲なので、いちいち「$A$1:$B$3」と記入するのは大変です。

じつは、この範囲に名前を付けることができます。


image.jpg


写真のように、特定のセルを複数選択したのち、左上の「名前ボックス」に「売上」と名前を付けてみます。

これで、「C4:C6」の範囲に売上という名前が付きました。
これを使用して「=C4/SUM(C4:C6)」を「=C4/SUM(売上)」として記入できます。
もちろん範囲が固定されているので、そのままドラッグしても範囲がズレずに計算してくれます。

何度も使用する範囲などに名前をつければ、計算式の作成も簡単になり、計算ミスも防げると思います。

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2013年01月26日

計算結果を数字データとして置き換える

表の中などで、計算式で求めている値は、当然その式で使われている項目のどれか一つを消してしまうとエラーが出るか、間違った値になってしまいます。

また、計算式で求めた値を、ほかの表で使おうと思いコピーして貼り付けても、参照先が変わった式として貼り付けられてしまうので、欲しかった値と違ってしまいます。


この場合、コピーしたセルの情報を「形式を選択して貼り付け」の「値」として貼り付けると、計算結果の数字のみが残り、計算式に使ったセルのデータを消そうが、どこに貼り付けを行おうが同じ値を維持することができます。


また、この方法なら、どのような計算をしたのかを隠すことにもなります。
そういう場面があるかは別として、計算式だと何かの操作ミスで数字が変わってしまうので、そういった事を防ぐのには有効ですね。


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2013年01月25日

長い数式(関数)を改行して見やすく表示する

複雑な条件式の関数や多くの計算を一度にする場合、数式がとても長くなってしまう場合があります。
あまりに長い式ですと、入力のミスが見つけにくく、再度読み返すときも式の把握に時間がかかってしまいます。


image.jpg


「Alt」キーと「Enter」キーを同時に押すことで数式は改行出来ます。
式の改行したい場所にカーソルを合わせて2つのキーを押します。
複数の行に開業した場合、ツールバーをドラッグすれば図のようにすべて表示することが出来ます。

If関数で複数の条件分岐をさせる場合などで改行しておくと見やすくなるので助かりますよ。


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2013年01月24日

同じレイアウトの複数のシートから、同じ場所のセルの値を合計する

複数の店舗の売上表をそれぞれ別のシートに作成した場合、各項目の全店合計を出すためには、A店のシートのA1と、B店のシートのA1と、C店のシートのA1を合計する必要があります。

これを簡単に合計するためのテクニックを紹介します。


image.jpg

あくまでも同じ場所のセルに同じ数値が書かれていないと計算ミスをしてしまうのですが、
イラストのようにSUM関数の式を下記のように記入します。

=SUM(新宿店:渋谷店!C4)

これで、新宿店のシートと渋谷店のシートのC4のセルの値を合計する。となります。

ただ、毎回シート名を記入するのも大変なので(特にシートの枚数が多いと逆に大変かも)
もうひとつテクニックを紹介します。

【複数枚のシートのセルを串刺し演算する方法】

まず、全店集計用のセルのC4からE6まですべての範囲を選択し、オートSUMボタン(Σのボタン)をクリックします。

C4のセルに「=SUM()」という表示がされ、範囲を選択するようになります。

集計シートは一旦置いておいて、今度は集計対象の一番左の新宿店のシートのC4をクリックします。

新宿店のC4を選んだら、今度は他のシートを複数選択します。
左端の新宿店から順に「SHIFT」ボタンを押しながらシートのタブを選んでいきます。
(選ばれたタブは明るくなっていきます)

全て選んだら、もう一度オートSUMボタン(Σのボタン)をクリックすると、表が一度に計算されます。


ちょっと説明がわかりにくいかもしれませんが、簡単にまとめると…

@集計セルを選ぶ→オートSUMボタン
A一枚目のシートのセルをクリック
B集計するシートを複数選択(「SHIFT」ボタンを押しながら!)
CもういちどオートSUMボタンでOK!


最初は手こずるかもしれませんが、複数のシートを串刺しで計算するには便利なテクニックですよ。


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2013年01月23日

表の合計すべてを一発で計算させる

店舗ごと、月次ごとに売上などを集計する表の合計を、クリック一発で求める方法です。

印鑑image - コピー.jpg

画像の通り、表を作って、全てを選んで、ボタンを押さば全部入力OK!
Σボタン横の▼をクリックすれば、平均値、データの個数、最大値、最小値への変更も出来ます。


イラストはエクセル2010のものなので、数式のタブをクリックしてΣボタンを表示しています。
2003ならば、そのままツールバーの中にΣボタンが有ると思うので、そちらを使用します。


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2013年01月22日

複数のセルに同時に関数を入力する

集計表の作成などは、同じ関数を大量に使うことがあるかと思います。
一つのセルに関数を入力した後に、ドラッグしてコピーする方法もありますが、つい行きすぎてしまうこともあって、やり直しが面倒くさいですよね。

同じ関すならば、複数のセルを選択した状態で、ツールバーに一番上の行の関数を入力し、「Ctrl」キーと「Enter」キーを同時に押すだけで入力されます。


image.jpg


右と左の数字をたす簡単な計算の関数ですが、ちゃんと先頭の行と同じ方法で計算していますね。
もちろん、全部先頭の行と同じ答えにはなっていません。

このテクニック、イラストのように並んだセルだけではなく、飛び飛びになったセルでも使えます。
一々コピー$ペーストするより効率がいいです。


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2013年01月21日

最近使った関数を入力する方法

関数はセルに直接打ち込む方法、関数ダイアログボックスから入力する方法の他に、履歴から探す方法もあります。

仕事で使うぶんにはいつも同じ物を使うことが多いと思うので、履歴の存在を知っていれば役に立つかと思います。

image.jpg


セルに「=」を入力し、左上の関数ボックスの中の▼ボタンをクリックすれば一覧が表示されます。
そこから使用したい関数を選べば、ダイアログボックスが出てきて簡単に入力できます。


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2013年01月20日

エクセルで関数を使わずにいろいろな計算をする

エクセルは数字を計算することがすべての基本となっています。
当然、いろいろな計算ができるので、何が出来るかを一度おさらいしてみましょう

おなじみ、足すために使用する記号は「+」、引くために使用する記号は「−」です。

これらの記号は演算子という名前です。


では、下記に演算子の一覧を紹介します。

image.jpg

掛けると割るが手書きの式と若干違いますが、特に複雑なものではないですね。
不等号はIF関数などで条件を示すときによく使います。画像の式のような使い方ですね。

この演算子さえしっかり知っていれば、関数が分からなくても仕事で書類を作成するにあたっては
ほとんどの事が出来てしまうと思います。

特に「%」は意外と知られていないかも。一度使うとこれが意外と便利ですよ。


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2013年01月19日

参照するセルを$マークで固定する

九九の一覧表のように、縦軸の12345…、と横軸12345…、の数字を掛け合わせるような計算表を作る場合、1×1、1×2をいちいち入力していたら大変です。

これが九九の式ならまだしも、縦軸が全国チェーンの店舗の年間売上、横軸が年度なんてものなら、数字も項目も大きいし、個別に入力していたら計算ミスもしてしまいそう。

エクセルならドラッグしてパパパっと確実なものを作りたいですよね。


image.jpg


$にはその行や列を固定する働きがあります。


$A1なら、A2.A3にはなってもB1にはならない様にできる。
A$1なら、B1.C1にはなってもA21にはならない様にできる。
$A$1なら、どっちにドラッグしてもA1で変わらない…。

言葉で説明するとややこしいのですが、$は行と列のどちらか、2つ付ければ両方を固定できるというものです。F4キーを打つと簡単に入力できますよ。


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2013年01月18日

「+10%」、「▲4千円不足」のように、数字にオリジナルな単位を付ける。

普通の「%表示」や「円表示」はツールバーにあるそれぞれの書式ボタンを押せば入力されます。
今回は「+○○円」や「○○ウォン」、「あと○○日です」など、数字の先頭や語尾にオリジナルな単位を入れる方法を紹介します。

image.jpg


@任意のセルや範囲を選択し、右クリックからセルの書式設定を選びます。
A「表示形式」→「ユーザー定義」を選択し、種類の欄にオリジナルの単位を入れます。
  (一覧にも、ある程度色々なバリエーションの表示形式が書かれていますので参考になります。)
B数字は「#」一個だけならそのままの数字、「#、##」なら千年単位に,が入ります。
 「#、」のように、以下を記入しなければ千年単位での表示になります。

あまり手間もかからずにオリジナルの単位に変更できるので、売上分析などのシートで活用するかと思います。

私は前回との差を出すときに「+○○千円」、「▲〇〇%」の表示を多用しています。

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posted by ryo at 16:56| Comment(0) | 関数の組合わせテクニック | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

計算結果のエラー表示を表示させない。(0や空白にする)

前もって計算式を入れてあるシートでは、計算結果が求められない場合はエラー表示が現れることがあります。(「#DIV/0!」や「#N/A!」など。)


気にしなければそれまでですが、見栄えが悪いので出て来ないでほしい場合も多々あります。
これは、計算式を工夫し、関数を組み込むことで回避することができます。


使う関数はIF関数とISERROR関数の2つです。


If関数は「もし●●がAだったらB,そうでなければC」と条件で答えを分岐させます。
ISERROR関数は「この式の答えがエラーかどうか」をTRUE/FALSEで教えてくれます。


つまりこの2つの関数を使用して


「もし、この式の答えがA【エラー】ならば、B【表示しない】。そうでなければC【答えを表示】する」


という計算式をつくると、どんな計算式にも応用が効かせられます。
(エラーの種類は色々あるけど、この式ならどんなエラーにだって対応出来ます。)


例として、A1のセルに「3」、A2のセルに「0」が入っている場合に、=A1/A2をしてみましょう。
そのままでは割り算は0で割れないので「#DIV/0!」のエラーが出ます。


この時、計算式を「=If(Iserror(A1/A2)=true,"",A1/A2)」とすると、エラー表示は出ません。
おなじ「A1/A2」という式を2回入力する手間はありますが、どんな式でも応用出来るので、使いやすさは高いと思います。

また、""の部分を0にすると、空白ではなくて0が出てきます。0だとこの式の結果を更に足すときに新たなエラーを生まずにスムーズになります。


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エクセルの書類フォーマットに印鑑を捺印する。

エクセルで作成した書類をそのままデータ転送する場合、捺印が出来ない(出来たら便利)なケースがあるかと思います。

稟議image.jpg

丸い図形と、ワードアートを組み合わせることで、印鑑の画像を簡易的に作成出来ます。
行書や隷書体を使用することで、よりそれっぽくすることも可能です。
(サンプル画像は全て明朝体で作成しています)印鑑image.jpg

@円の図形を適当な大きさで作成し、枠線を「赤」、塗りつぶしを「白」に設定します。
Aワードアートで苗字を作成し、円の図形に重ねます。
B両者をコピーし、「形式を選択して貼り付け」で「図形」を選び貼り付けます。
C大きさを整えて、書類の捺印欄に合わせれば完成です。

あくまでも簡易的な書類のみ使える方法だとは思いますが、色々と助かる場面もあるかと思います。


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2012年02月26日

土日の日付の文字色を自動で変更出来る方法

カレンダーシートのような日付を記入するシートで
土曜日を青に日曜日を赤にするとグンと見やすくなりますよね。

でも毎回色をつけるのは面倒くさいし、色を変えるべき日を間違えてしまうかもしれません。
関数と条件付き書式を使用して、自動的に文字の色を変える方法を紹介します。



エクセルの関数では、直接日付の色を変えるような設定はできないので



@対象の日付が何曜日かを関数で求める。

A関数の結果(1〜7)を元に、日付のセルの文字色を条件付き書式で変更する。



この方法だと1つの日付に対し2つのセルが必要ですが、一番シンプルな方法かなと思います。

EXCEL.bmp

上の図の説明のように、まずはじめの一日分の日付に対し書式設定を行います。

説明しやすいように、日付のセルが複数ありますが、全部A2のセルだと思ってください。
使用するのは、あくまでも日付のセル1つ、曜日のセル1つの計2つのみです。


また、セルの日付に対しての設定方法はかんたんに曜日を表示するをご覧下さい。


新しいビットマップ イメージ (2).bmp

ここまでできたら、後はドラッグで書式設定の入った日付セルを下へ連続データとしてコピー。


この方法を応用すれば、平均点以上の点数や、目標達成した数値や日付の文字色を変えるなど、いろいろな事が出来るようになります。

 

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2012年02月22日

印刷時に図形のレイアウトを崩さない方法

エクセルで作成した書類に、オートシェイプやワードアートを入れるとぐんと華やかになり説得力や説明力がますますよね。

ただ、このオートシェイプやワードアートなどの図形、印刷すると必ずといっていいほど場所がズレたり図形が重なったりして、絶対に思い通りの場所に留まっていてはくれません。

EXCEL.jpg

本当に、矢印一本引くのにも苦労しますよね。

しかしこのイラストのレイアウトも一手間かけることで完全に固定することができます。


EXCEL.jpg

@レイアウトを固定したい図形を全て選びます。

A一度切り取ります。

B「形式を選択して貼付け」を実施します。
 図(jpg,bmp,ping,gif)などのイラスト形式で貼り付け直すと、バラバラだったオートシェイプが一枚の絵になるので、もうズレることはありません。


この方法だと変換するとオートシェイプの変更などができなくなってしまうので、印刷の前に行なってください。

個人的には書類に図形を挿入するときには必須となる方法かなぁと思っています。

 
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印刷時に文字が途中で切れることを防ぐ方法

エクセルシートで書類を作成すると、画面上ではしっかりと文字が枠内(セル内)に入っていたのに、いざシートを印刷してみると、文字が途中までしか印刷されずに尻切れ状態になる…。

そんな経験はよくあるかと思いますが、これを防ぐための方法を紹介します。

EXCEL.bmp


簡単に言ってしまえば文字を小さくすればセル内に収めることができます。

ただ、エクセルの場合画面上ではしっかり収まっているのにもかかわらず、印刷すると文字がはみ出して切れてしまう…。ということが多々あります。

そのため、前もって印刷が切れないように自動的に文字の大きさを調整するように設定しておきましょう。



EXCEL.bmp

@まず「1」と「A」の間の「凵vの部分をクリックして、シート全体を選択します。
A左クリックでメニューを開き、「セルの書式選択を」選びます。
B「縮小して全体を表示する」にチェックを入れます。


こうすることで、文字が自動的に縮小され、セルからはみ出すことを防ぐことができます。

ちなみに、「折り返して全体を表示する」を選ぶと、文字を小さくせず折り返すことで全体を表示しようとします。が、セルの高さが十分にないと上下が足りず結局文字が切れてしまうことになります。


いつも書類を作成する前に、この一手間を加えることで印刷ミスを格段に減らすことが出来ると思います。



おまけで、いま説明した設定を施したエクセルファイルを下記に置いておきますので、設定の仕方がいまいち分からなかった人は、どうぞこちらをご利用くださいませ。
新規 Microsoft Office Excel(シートに自動縮小の設定がされています).xls

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2012年02月09日

よく使うショートカットキー

 ショートカットキーはとても便利で、キーボードのキー(ボタン)を組み合わせて押すだけで一つの作業をすることができます。
 
 ただし、キーの組み合わせがよく似ていることから覚えることが難しいという一面もあります。
はじめは本当によく使うものだけを少し覚えてしまいましょう。

EXCEL.jpg


EXCEL.jpg
「Ctrl」キーと「Z」キーを組み合わせて押すことで、直前の作業を取り消し元に戻します。
おそらくすべての人がいちばんよく使うものではないでしょうか。
これだけ覚えておくだけでもかなり得した気分になれますよ。


EXCEL.jpg
「Ctrl」キーと「C」キーの組み合わせでコピーです。COPYのCですね。


  EXCEL.jpg
「Ctrl」キーと「V」キーの組み合わせで貼り付けです。Cキーの隣がVキーだから押しやすいです。
コピー&ペーストは「Ctrl」押しながら「C」→「V」で完了。マウス使うより圧倒的に早いです。



上記の3つよりかは頻度が下がりますが…

「Shift」+「Alt」+「=」の組合わせで、左側、または上側のセルに並んだ数字を足算します。
いちいち「=A1+A2+A3+…」と足算の式を書かなくていいので便利です。エクセルって足算することが多いですからね。

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2011年05月27日

事前にリストを登録して、キーボードを打たずに一覧入力する

連続した数字や文字をドラックすることでデータを簡単に入力できる機能をオートフィルといいます。

例えば"月"と入力したセルを選択し、右下の■をドラックすることで縦横に連続したセルに"火""水"と自動的に入力することができます。

このデータを自分で設定することで、いつも入力するデータを簡単に入力することができます。


EXCEL.jpg

(エクセルヘルプより)
@(Microsoft Office ボタン) をクリックし、[Excel のオプション] をクリックします。

A[基本設定] をクリックし、[Excel の操作の基本オプション] の [ユーザー設定リストの編集] をクリックします。

B[ユーザー設定リスト] ボックスの [新しいリスト] をクリックし、[リストの項目] ボックスに連続データの項目を先頭から順に入力します。項目を 1 つ入力するたびに Enter キーを押します。

Cリストの項目をすべて入力したら [追加] をクリックし、[OK] を 2 回クリックします。


この機能を使えば…

・クラスの生徒一覧や、会社の従業員一覧
・店舗や営業所、支店名の一覧
・商品名の一覧

などなど、仕事で頻出のデータを一度登録すればどのEXCELファイルでも簡単に入力することができます。

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2011年04月22日

月火水…。日付のとなりに曜日を簡単に表示する

書類を作成する際、日付の横に曜日を表示したいと思うことも覆いと思います。
"月"、"火"、"水"・・・と打ち込む手もありますが、毎月つくる書類なら自動的に入力されると楽ですよね。

EXCEL.bmp


上記のようにすることで、曜日を自動で表示してくれるようになります。


@日付を入力したセル(A3)の横に、日付を参照したセル(B3)を置きます。
A日付を参照しているセル(B3)の「セルの書式設定」を開きます。(セルの上で右クリック)
B「ユーザー定義」の「種類」に「aaa」と打ち込みます。


ちなみに「aaaa」と入力すると「月曜日」になります。


他にも…

「aaa」⇒「月」
「aaaa」⇒「月曜日」
「(aaa)」⇒「(月)」
「ddd」⇒「Mon」
「dddd」⇒「monday」



もし、ひとつのセルで済ませたいというのであれば日付を入力したセルに


「yyyy/m/d(aaa)」⇒「2011/4/1(金)」


と入力する手もあります。


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2011年04月12日

数字の合計・平均・データ個数を簡単に調べる方法

数字の合計を計算するためにはSUM関数
数字の平均を計算するためにはAVERAGE関数
データ個数を計算するにはCOUNT関数…

それぞれ関数を用いれば調べられますが、EXCELには便利な機能が付いています。

EXCEL.bmp


上の図のように、選択されたセルの情報が下のステータスバーに表示されています。
計算機の代わりにもできる便利な機能です。

ちなみにステータスバーの上で右クリックして、表示する情報の追加・削除も可能ですよ。

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「数字を足す」いろいろな方法


エクセルで数字を足す方法は色々とありますが、書き方が簡単なものから機能的に優れているものまで自分にあった物を覚えておくと便利です。

EXCEL.bmp

上のように、1から9までの数字を3つづつ小計を出しながら合計していく表で説明します。


@足し算をつかう
セルB6にセルB3・B4・B5の合計を出すにはそのまま

=D3+D4+D5

とセルB6に記入します。一番シンプルな書き方です。
最後の合計は小計のセルを足します。


ASUM関数使う
F3+F4+F5を簡単に書く方法としてSUM関数を使用します。

=SUM(F3:F5)

SUM関数でF3からF5までを足します。
ただし、SUM関数は並んでいる数字をすべて足してしまうので、合計は

=SUM(F14,F10,F6)

のように、それぞれのセルを選択します。


BSUBTOTAL関数を使う。
選択したセルを集計する関数です。最初に集計方法を指定します。
今回は合計なので、9を最初に指定します。

=SUBTOTAL(9,H3:H5)

書き方はほぼSUM関数と同じですが、最初に集計方法を指定する手間があります。
別の見方をすれば集計方法を変えれば(例えば1なら平均)すぐ他の集計方法に転用できる利点があります。

また、SUBTOTAL関数は選択範囲の他のSUBTOTAL関数を無視するので、小計を範囲に含んでも合計で省いてくれます。小計を挟む場合に便利な書き方です。

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