仕事で使えるEXCEL（エクセル）関数＆テクニック

複数の値の組合せを元に計算する式を「配列数式」といいます。
難しい言葉ですが、以下に例を示すならば

=A1*B1
=A2*B2
=A3*B3
　　
という3つの式を

｛=A1:A3*B1:B3｝

とまとめた式にすることです。
C1からC3の３つのセルにこの式を書くことでそれぞれの行のA列×B列の答えを表示してくれます。


しかしながら、ただ｛｝を使って書けばいいわけではないのが難しいところ。

まず、C1からC3の３つのセルを選択してから、C1のセルに「=」を入力し、A1からA3を選びます。ここれでC1のセルの中身が「＝A1：A3」となります。

次に「＊」キーを押してからB1からB3を選びます。「=A1:A3*B1:B3」になりますね。

これを配列数式にします。
「Ctrl」＋「Shift」＋「Enter」キーを押すと「｛=A1:A3*B1:B3｝」と表示が変わって配列数式になりました。

C列の3つのセルに一度に計算式が入り答えが出たと思います。

これだけだと、ややこしい分あまり恩恵を感じられない気もしますが、この配列数式を計算式の中で使用することで計算を簡単にすることができます。


例えば、単価700円のカレーライスが10杯、800円のオムライスが5杯、300円のジュースが20杯売れた時の売り上げがいくらかを一つの式で計算する時に

�@A列1〜3に商品名、B列1〜3に単価、C列1〜3に販売数を記入した表を作ります。

�AD1に売上を記入したいので、D1に上記の要領で配列数式を入力します。
「=sum(B1:B3*C1:C3）」と入力して「Ctrl」＋「Shift」＋「Enter」キーを同時押しします。

「｛=sum(B1:B3*C1:C3）｝」という式に表示が変わり、配列数式になりました。
SUM関数がそれぞれの値を合計してくれるので、商品ごとの売上を出さずに売上の合計が出せました。

項目数が増えてくるほど、一発で売り上げなどの合計が出せるので役に立つかと思います。


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九九の一覧表のように、縦軸の１２３４５…、と横軸１２３４５…、の数字を掛け合わせるような計算表を作る場合、１×１、１×２をいちいち入力していたら大変です。

これが九九の式ならまだしも、縦軸が全国チェーンの店舗の年間売上、横軸が年度なんてものなら、数字も項目も大きいし、個別に入力していたら計算ミスもしてしまいそう。

エクセルならドラッグしてパパパっと確実なものを作りたいですよね。





＄にはその行や列を固定する働きがあります。


$A1なら、A2.A3にはなってもB1にはならない様にできる。
A$1なら、B1.C1にはなってもA21にはならない様にできる。
$A$1なら、どっちにドラッグしてもA1で変わらない…。

言葉で説明するとややこしいのですが、＄は行と列のどちらか、２つ付ければ両方を固定できるというものです。F4キーを打つと簡単に入力できますよ。


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連続した数字や文字をドラックすることでデータを簡単に入力できる機能をオートフィルといいます。

例えば"月"と入力したセルを選択し、右下の■をドラックすることで縦横に連続したセルに"火""水"と自動的に入力することができます。

このデータを自分で設定することで、いつも入力するデータを簡単に入力することができます。




（エクセルヘルプより）
�@(Microsoft Office ボタン) をクリックし、[Excel のオプション] をクリックします。

�A[基本設定] をクリックし、[Excel の操作の基本オプション] の [ユーザー設定リストの編集] をクリックします。

�B[ユーザー設定リスト] ボックスの [新しいリスト] をクリックし、[リストの項目] ボックスに連続データの項目を先頭から順に入力します。項目を 1 つ入力するたびに Enter キーを押します。

�Cリストの項目をすべて入力したら [追加] をクリックし、[OK] を 2 回クリックします。


この機能を使えば…

・クラスの生徒一覧や、会社の従業員一覧
・店舗や営業所、支店名の一覧
・商品名の一覧

などなど、仕事で頻出のデータを一度登録すればどのEXCELファイルでも簡単に入力することができます。

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数字の合計を計算するためにはSUM関数
数字の平均を計算するためにはAVERAGE関数
データ個数を計算するにはCOUNT関数…

それぞれ関数を用いれば調べられますが、EXCELには便利な機能が付いています。




上の図のように、選択されたセルの情報が下のステータスバーに表示されています。
計算機の代わりにもできる便利な機能です。

ちなみにステータスバーの上で右クリックして、表示する情報の追加・削除も可能ですよ。

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エクセルで数字を足す方法は色々とありますが、書き方が簡単なものから機能的に優れているものまで自分にあった物を覚えておくと便利です。



上のように、１から9までの数字を３つづつ小計を出しながら合計していく表で説明します。


�@足し算をつかう
セルB6にセルB3・B4・B5の合計を出すにはそのまま

=D3+D4+D5

とセルB6に記入します。一番シンプルな書き方です。
最後の合計は小計のセルを足します。


�ASUM関数使う
F3+F4+F5を簡単に書く方法としてSUM関数を使用します。

=SUM(F3:F5)

SUM関数でF3からF5までを足します。
ただし、SUM関数は並んでいる数字をすべて足してしまうので、合計は

=SUM(F14,F10,F6)

のように、それぞれのセルを選択します。


�BSUBTOTAL関数を使う。
選択したセルを集計する関数です。最初に集計方法を指定します。
今回は合計なので、９を最初に指定します。

=SUBTOTAL(9,H3:H5)

書き方はほぼSUM関数と同じですが、最初に集計方法を指定する手間があります。
別の見方をすれば集計方法を変えれば（例えば１なら平均）すぐ他の集計方法に転用できる利点があります。

また、SUBTOTAL関数は選択範囲の他のSUBTOTAL関数を無視するので、小計を範囲に含んでも合計で省いてくれます。小計を挟む場合に便利な書き方です。

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